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導入事例 ー 社会福祉法人ひまわり福祉会

社会福祉法人ひまわり福祉会

いつもギリギリだった作業時間に余裕ができ、コア業務に集中できるようになりました。

法人本部総務チーム 遠山 朋子 様

法人本部総務チーム 佐藤 いつ子 様

社会福祉法人ひまわり福祉会

事業内容

保育事業、学育事業、高齢者事業

求めていた費用対効果を感じられずにいた。

- 日本アウトソーシングセンターの給与計算代行サービスを受ける以前、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

以前の給与計算は専門ソフトで行っていましたが、オーダーメイドで作り込んだソフトは維持費が高額で、使いこなす人材も限られており運用に限界を感じておりました。また当会は給与項目が多く計算が複雑なため、担当者が入れ替わることで作業品質が落ちてしまう懸念もありました。そこで、属人化を防ぎ品質を維持することが可能なアウトソーシングを検討するに至りました。
最初のベンダーに依頼したことで、ある程度の作業を我々の手元から離すことができたと思います。一方で作業効率としては期待していたほどの費用対効果を得られていないと感じていました。

根拠のある改善策を提案してくれた。

- 最終的に、日本アウトソーシングセンターに委託を決めた理由は何だったのでしょうか。

元々、日本アウトソーシングセンターさんのグループ会社、アクティブ アンド カンパニーさんの人事管理システム「sai*reco」(以下、サイレコ)に問い合わせたことがきっかけでした。当時は人事管理システムを先行して検討しておりましたが、当会の課題を相談するうちに給与計算のアウトソーシング先もこの機会に見直そうと思いました。
私たちはこれまで給与に関して苦い思いをしてきましたので、それなりに厳しい質問を投げかけた部分もあったと思います。それでも、日本アウトソーシングセンターの担当者の方には丁寧な対応をして頂き、根拠のある改善策を提案して下さいました。ここなら信頼できると感じ、依頼することを決めました。

ギリギリだった作業時間に余裕がもてるようになった。

- 給与計算代行サービス開始後、どのような効果がありましたか。

当会は創業以来、給与項目を社員への感謝を伝える手段の一つと捉えてきました。その為、項目が多く計算も複雑になっており、ベンダーさんにうまく共有できるか心配でした。
しかしながら、思っていた以上にスムーズなやりとりができるようになり驚いています。こちらからの細かな連絡が遅れてしまった時には、先回りして処理してくださっていたこともありました。ただの作業ではなく、我々のルールをしっかり理解してくださっているからこその対応に大変助けられています。

そのおかげで、毎月時間に追われていた次工程への引継ぎも時間に余裕をもって終わらせられるようになりました。イメージとしては18時ギリギリに提出していたものが、今は15時頃には終わっているような状態です。

もちろん信頼できるベンダーに依頼しているといってもすべてを任せられるわけではなく、データの最終責任はすべて我々にあります。その前提のうえで日本アウトソーシングセンターさんに渡した情報に関しては、正確な計算結果がきちんと返ってくるという当たり前の流れが整ったことが何よりも嬉しいです。

 

 


- ありがとうございます。WEB給与明細やWEB年末調整も取り入れられていますが、そちらについてはいかがでしょうか。

給与明細に関しては、サイレコと連携させることでWEB上から確認できるようになり、法人としては紙面からの脱却・コスト削減につながり、職員としては『明細を配付する』『明細書を(物理的に)管理するわずらわしさ』がなくなった事がメリットだと感じております。

また、人事情報を一気通貫で管理していくという、依頼当初から抱いていた目標のための一歩になったと感じます。

昨年から始めたWEBでの年末調整は、うまくいくか心配でしたがソフトの使い方をしっかり説明していただき安心して導入することができました。しかし初回ということもあり、日本アウトソーシングセンターさんにカバーしていただいた場面も多々ありました。次回はもっとスムーズにできるよう運用を見直して臨みたいと思います。

コア業務に力を入れ、社内情報の仕組みを作っていく。

- 今後の、ひまわり福祉会様の目標を教えてください。

給与計算に関しては理想的な流れができたので、今後はより人事総務のコア業務に時間を割いていきたいと思います。
次の課題は、サイレコをはじめ勤怠管理などのツールを活用しながら人事情報の一元管理を進めていくことです。そうすることで、社内の誰もが『必要な時に必要な場所で』使えるツールとして、また正確な情報を必要な範囲で使いやすい仕組みをつくっていきたいです。今回導入した給与計算とサイレコとの連携は、その過程の一つとなるもの。ここで得た効果をしっかり社内に還元し、次に繋げていきたいと思います。

 

– 本日は、ありがとうございました。

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